Kleinunternehmerregelung: Wann die Umsatzsteuerpflicht greift

Im Handwerk tummeln sich viele Einzelunternehmer, die auf die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung zurückgreifen. Doch wann gilt eine Umsatzsteuerpflicht und welche Vorteile bietet die Einstufung beim Finanzamt als Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz? Ein Überblick gibt wichtige Tipps, erläutert die Gesetzesänderungen 2020 sowie neue Urteile und zeigt, wo die Umsatzgrenzen liegen.

Was ist die Kleinunternehmerregel? Wie und wo meldet man sie an?

Meldet ein Handwerker bei der Gemeinde ein Gewerbe an, leitet die Gemeinde diese Anmeldung postwendend an das für den Handwerker zuständige Finanzamt weiter. Das Finanzamt schickt dem selbständigen Handwerker daraufhin einen Gründerfragebogen zu, in dem er sich das erste Mal mit der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und der möglichen Umsatzsteuerpflicht befassen muss. Die Kleinunternehmerregelung hat viele Vorteile, aber auch komplizierte Spielregen.

Handwerker, die beim Finanzamt die umsatzsteuerliche Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beantragen, dürfen in ihren Rechnungen an Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen, können im Gegenzug für gezahlte Rechnungen an andere Unternehmen keine Erstattung der Vorsteuer beantragen. Das sind die beiden einfachsten Grundsätze vorab.

Wer gilt steuerlich als Kleinunternehmer? 

Die Kleinunternehmerbesteuerung dürfen Handwerker wählen, wenn der Umsatz nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer

  • im vorangegangenen Kalenderjahr 22.0 00 Euro nicht überstiegen hat und
  • im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Diese beiden Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt sein, damit das Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer akzeptiert.

Praxis-Tipp: Bis Ende 2019 lag die Höchstgrenze für Kleinunternehmer noch bei 17.500 Euro. Doch durch das dritte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Höchstgrenze auf 22.000 Euro angehoben. Das bedeutet: Lag Ihr Umsatz 2019 nicht über 22.000 Euro, profitieren Sie 2020 von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Umsatzsteuergrenzen für Kleinunternehmer: Welche Besonderheiten gelten?

Bei der Ermittlung der 22.000,-Euro oder 50.000,-Euro Grenze gibt es einige Besonderheiten zu beachten:

1. Umsatzgrenze wird nach Ist-Besteuerung ermittelt

Der Umsatz für die beiden Umsatzgrenzen wird nach dem tatsächlich vereinnahmten Ist-Umsatz ermittelt. Es kann also vorkommen, dass Sie im vorangegangenen Jahr mehr als 22.000 Euro Umsatzsteuer erzielt haben und Sie im laufenden Jahr dennoch wieder einen Antrag auf die Kleinunternehmerregelung stellen können. Das ist immer dann möglich, wenn Sie Ihren Umsatz bislang nach vereinbarten Entgelten versteuert haben.

Beispiel: Im Jahr 2019 waren Sie noch nicht als Kleinunternehmer gemeldet. Sie wiesen in Ihrer Umsatzsteuererklärung 2019 einen Umsatz von 25.000 zzgl. 4.750 Euro aus. Die Umsatzbesteuerung erfolgte 2019 nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung). Das heißt, dass die Umsatzsteuer bereits bei Ausführung der Umsätze entsteht. Tatsächlich haben Sie jedoch 10.000 Euro dieser Umsätze erst im Jahr 2019 bezahlt bekommen.

Folge: Der Gesamtumsatz 2019 betrug nach § 19 UStG also nur 15.000 Euro zzgl. 2.850 Euro Umsatzsteuer. Da der Umsatz also unter 22.000 Euro lag, dürfen Sie 2020 einen Antrag auf Einstufung als Kleinunternehmer stellen, sofern der Umsatz 2020 nicht über 50.000 Euro klettern wird.

2. Umsatzgrenze von 50.000 Euro – glaubhafte Schätzung reicht aus

Lag der Umsatz nach § 19 UStG im vergangenen Jahr nicht über 22.000 Euro, muss der Handwerker dem Finanzamt glaubhaft darlegen, wie hoch der voraussichtliche Umsatz des laufenden Jahres sein wird. Bei voraussichtlicher Unterschreitung der 50.000-Euro-Grenze steht der Kleinunternehmerbesteuerung nichts mehr im Weg.

Praxis-Tipp: Sollte sich nachträglich herausstellen, dass nicht 50.000 Euro, sondern wegen eines Großauftrags auf einmal 70.000 Euro Umsatz erzielt wurden, wird die Kleinunternehmerregelung dennoch nicht rückwirkend gekippt, wenn der Umsatzanstieg zu Beginn des Jahres nicht vorhersehbar war.

3. Umsatzgrenze im Gründungsjahr

Gründet ein Unternehmer während des Jahres seinen Handwerksbetrieb, hat er keine Vorjahresumsätze. Aus diesem Grund gelten bei Existenzgründern zwei Besonderheiten:

  • Der Umsatz im Erstjahr (laufendes Gründungsjahr) darf zur Anwendung der Kleinunternehmerregel maximal 22.000 Euro betragen.
  • Bei Beginn der gewerblichen Tätigkeit wird der Umsatz auf 12 Monate hochgerechnet (§ 19 Abs. 3 Satz 3 und 4 UStG).

Beispiel: Gründerin Maier meldet ihren Handwerksbetrieb zum 1. Juli 2020 beim Finanzamt an. Sie erwartet einen Umsatz von 15.000 Euro in den Monaten Juli bis Dezember.

Folge: Handwerkerin Maier kann die Kleinunternehmerregelung für sich nicht beanspruchen, weil der hochgerechnete Jahresumsatz 30.000 Euro beträgt (15.000 Euro : 6 Monate x 12 Monate).

Erfolgt die Gründung eines Handwerksbetriebs am 1. Dezember eines Jahres und es werden in diesem Jahr keine Umsätze mehr erzielt, gilt trotzdem für das Folgejahr die 50.000-Euro-Umsatzgrenze (OFD Frankfurt, Urteil v. 21.4.2010, Az. S 7361 A – 2 – St 16).

Praxis-Tipp: Seien Sie wegen dieser Hochrechnung des Umsatzes aufs Jahr deshalb im Gründerfragebogen eher zurückhaltend. Können Sie nicht einschätzen, ob und wie viele Kunden Sie an Land ziehen können, kalkulieren Sie Ihre Umsatzprognose für das Erstjahr eher pessimistisch und so, dass auf das Jahr hochgerechnet der Umsatz nicht über 22.000 Euro liegt.

4. Unternehmer mit stark schwankenden Umsätzen

Schwanken die Umsätze eines Kleinunternehmers, so dass in einem Jahr die 22.000-Euro-Grenze leicht überschritten ist, kennen die Finanzämter kein Pardon und fordern die Regelbesteuerung, also den Wegfall der Kleinunternehmerregelung im Folgejahr.

Beispiel: Ein Handwerker ist als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Finanzamt erfasst. Er hat finden Jahren 01 bis 06 folgende Umsätze erzielt:

  • Jahr 1: 10.000 Euro
  • Jahr 2: 25.000 Euro
  • Jahr 3: 10.000 Euro
  • Jahr 4: 12.000 Euro
  • Jahr 5: 14.000 Euro
  • Jahr 6: 8.000 Euro

Folge: Der Bundesfinanzhof entschied, dass der Kleinunternehmer im Jahr 3 zur Regelbesteuerung wechseln und Umsatzsteuer ausweisen musste. Im Folgejahr durfte er aber wegen Unterschreitung der 22.000-Euro-Grenze wieder zur Kleinunternehmerbesteuerung wechseln (BFH, Urteil v. 16.10.1998, Az. V B 56/98).

Praxis-Tipp: Es geht jedoch auch anders. Steht bereits zu Jahresbeginn fest, dass nach Überschreitung der 22.000-Euro-Grenze diese Grenze vorerst nicht mehr überschritten wird, kann beim Finanzamt ein Antrag gestellt werden, der die Kleinunternehmer ausnahmsweise weiterhin erlaubt (§ 148 AO in Verbindung mit BFH-Urteil v. 18.10.2007, Az. VB 164/06). Interessante Infos bei Kleinunternehmern mit stark schwankenden Umsätzen bietet auch eine Verfügung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe (Verfügung v. 29.2.2008, Az. S 7360).

Kann man freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten? Wie lange gilt dann die Regelbesteuerung?

Verzichtet ein Unternehmer trotz Unterschreitung der Umsatzgrenzen auf die Kleinunternehmerregelung, ist er an diesen Verzicht fünf Jahre lang gebunden. Der Verzicht kann folgendermaßen erfolgen:

  • Verzicht von Anfang an: Entscheiden Sie sich bereits im Gründerfragebogen gegen die Kleinunternehmerbesteuerung und weisen in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer aus und reichen für dieses Jahr Umsatzsteuererklärungen ein, sind Sie fünf Jahre an diesen Verzicht gebunden.
  • Verzicht nach Jahren: Liegen Ihre Umsätze seit Jahren unter 22.000 Euro und wenden die Kleinunternehmerregelung an, können Sie sich dennoch dafür entscheiden, zur normalen Besteuerung zurück zu wechseln. Auch in diesem Fall sind Sie fünf Jahre an den Verzicht gebunden.

Kleinunternehmerregelung: Pflichten und Risiken beachten

Unternehmer, die beim Finanzamt umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer eingestuft sind, müssen trotz der sogenannten Kleinunternehmerregelung einige umsatzsteuerliche Besonderheiten beachten. Die Pflichten und Risiken im Überblick.

Unternehmer, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, können sich beim Finanzamt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG einstufen lassen. Vorteil: Sie müssen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Nachteil: Sie können im Gegenzug aus Eingangsrechnungen anderer Unternehmer keine Vorsteuererstattung beantragen. Umsatzsteuerliche Pflichten und Risiken bestehen bei der Kleinunternehmerregelung aber trotzdem.

Umsatzsteuerjahreserklärung – ja oder nein?

Frage 1: Muss ich eine Umsatzsteuerjahreserklärung beim, Finanzamt einreichen, obwohl ich gar keine Umsatzsteuer in meinen Rechnungen ausweisen?

Antwort: Ja. Aber Sie müssen nur ein paar Zeilen ausfüllen. Das Finanzamt prüft anhand der Umsatzangaben, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung vorlagen und in der Zukunft vorliegen.

Frage 2: Ich habe von einem Unternehmer mit Sitz in der EU eine Dienstleistung bezogen. Die Rechnung dieses ausländischen Unternehmers wies keine Umsatzsteuer aus. Jetzt verlangt das Finanzamt von mir die Umsatzsteuer aus diesen fremden Rechnungen. Ist das korrekt?

Antwort: Leider ja. Denn sobald § 13b UStG greift, schuldet der Leistungsempfänger (= Kleinunternehmer), sofern er Unternehmer ist, die Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag des Rechnungsausstellers. Da der Rechnungsaussteller der Dienstleistung ein im Ausland ansässiges Unternehmen ist, greift hier § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG.

Tipp: Für Sie als Kleinunternehmer bedeutet die Abführung keine finanzielle Mehrbelastung. Denn ohne § 13b UStG würde der Rechnungssteller eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellen und Sie würden unter dem Strich denselben Betrag bezahlen wie jetzt, wenn Sie dem ausländischen Unternehmer den Nettobetrag und dem Finanzamt die Umsatzsteuer überweisen. Die Besonderheit besteht nur darin, dass viele Kleinunternehmer diese Steuer nicht abführen, weil sie glauben, keine umsatzsteuerlich Verpflichtung zu haben.

Den richtigen Quittungsblock verwenden 

Frage 3: Ich benutze einen Quittungsblock, auf dem im Kleingedruckten steht inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer? Ist das ein Problem?

Antwort: Auf jeden Fall. Denn handelt es sich um keine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro, könnten vorsteuerabzugsberechtigte Kunden die Vorsteuer aus dem Quittungsbetrag geltend machen. Stößt das Finanzamt auf diese Quittungen, schulden Sie die Umsatzsteuer aus dem Quittungsbetrag nach § 14c UStG (BFH, Urteil v. 25.9.2013, Az. XI R 41/12). Also stets als Kleinunternehmer auf Quittungsblöcke mit Hinweis aus Umsatzsteuer verzichten.

Frage 4: Ich habe ein Unternehmen gegründet und das Finanzamt fragt mich im Gründerfragebogen, ob ich mich umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer registrieren lassen möchte. Was muss ich beachten?

Antwort: Normalerweise kann die Kleinunternehmerregelung angewandt werden, wenn die Vorjahresumsätze eines Unternehmers nicht über 22.000 Euro lagen und der Umsatz des laufenden Jahres voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen wird. Da Sie als Existenzgründer keinen Vorjahresumsatz hatten, gilt für Sie im Erstjahr die maximale Umsatzgrenze von 22.000 Euro. Doch aufgepasst! Das Finanzamt rechnet Ihren Umsatz im Erstjahr auf 12 Monate hoch.

Beispiel: Sie melden im Juni 2020 Ihr Gewerbe an und planen von Juni bis Dezember 2020 Umsätze von 15.000 Euro, scheidet für Sie die Kleinunternehmerregelung aus. Denn der auf 12 Monate hochgerechnete Umsatz beträgt in Ihrem Fall für 2020 30.000 Euro (15.000 Euro x12/6).

Verzicht möglich – aber mit folgenschweren Konsequenzen

Frage 5: Ich erfülle zwar die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, würde mich wegen hoher Anfangsinvestitionen und deshalb hoher Vorsteuern zumindest im ersten Jahr eher gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden. Kann ich die Kleinunternehmereigenschaft dann trotzdem im Folgejahr beantragen?

Antwort: Nein, das geht leider nicht. Wenn Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erfüllen und ganz bewusst darauf verzichten, sind Sie an diesen Verzicht für fünf Jahre gebunden. Erst nach Ablauf dieser 5 Jahre können Sie denn erneut die Kleinunternehmerregelung beantragen.

Was passiert, wenn man als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreitet?

Sind Sie beim Finanzamt als Kleinunternehmer eingestuft und haben im Vorjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten, hätten Sie eigentlich zum 1. Januar dieses Jahres erstmals Umsatzsteuer ausweisen müssen. Das Finanzamt kennt mit unwissenden Kleinunternehmern kein Pardon.

In einer Verfügung hat die Oberfinanzdirektion Magdeburg seine Beamten darauf hingewiesen, dass es bei Überschreitung der Kleinunternehmergrenze keine Billigkeitsregelung gibt (Verfügung v. 20.11.2012, Az. S 7360 – 4 – St 244).

Beispiel: Kleinunternehmerin Huber hat im Jahr 2019 einen Umsatz von 24.000 Euro erzielt. Dass der Umsatz 2019 24.000 Euro betrug, hat sie erst bei den Jahresabschlussarbeiten und der Erstellung der Steuererklärungen für 2019 im August 2020 bemerkt. Sie hat das ganze Jahr 2020 noch die Kleinunternehmerregelung angewandt – also keine Umsatzsteuer für ihre betrieblichen Leistungen ausgewiesen. Die Umsätze 2020 betraugen 15.000 Euro.

Folge: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Das Finanzamt fordert von Frau Huber für ihre Umsätze 2020 Umsatzsteuer in Höhe von 3.193 Euro (20.000 : 119 x 19).

Praxis-Tipp: Zwei Ausnahmesituationen können jedoch dazu führen, die Umsatzbesteuerung trotz Überschreitung des Vorjahresumsatzes und die Umsatzsteuernachzahlungen im Folgejahr zu vermeiden. Das wäre der Fall, wenn sich in dem Umsatz auch Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen befinden. Diese Umsätze werden bei Ermittlung der 22.000-Euro-Grenze nicht berücksichtigt. Selbstständige können trotz der Verfügung der OFD Magdeburg versuchen, einen Deal mit ihrem Finanzamt auszuhandeln. Denkbar ist ein Billigkeitsantrag nach § 148 AO mit der Begründung, dass der Umsatz nur einmalig durch Sondereffekte überschritten wurde. Ein Versuch ist es allemal wert.

Muss man als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuerjahreserklärung machen?

Obwohl Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen und keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattungen haben, erwartet das Finanzamt für das betreffende Jahr die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung.

In dieser Umsatzsteuererklärung müssen Sie folgende Angaben machen:

  • Umsatz im Vorjahr
  • Umsatz im laufenden Jahr

Durch diese Angaben kann das Finanzamt klären, ob die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr hätte angewandt werden dürfen und ob diese Regelung im nächsten Jahr auch noch gilt oder versagt werden muss.

Kleinunternehmerschaft: Was gilt für Bauleistungen?

Erbringt ein Kleinunternehmer Bauleistungen und beauftragt einen anderen Unternehmer mit Bauleistungen, greift die Steuerschuldnerschaft nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Das bedeutet im

Klartext: Obwohl der andere Unternehmer zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist, weist er in seiner Rechnung über Bauleistungen keine Umsatzsteuer aus. Denn die Umsatzsteuer hat der Auftraggeber ans Finanzamt nach § 13b UStG abzuführen. Dadurch kommt es zu dem kuriosen Fall, dass ein Kleinunternehmer auf einmal Umsatzsteuervoranmeldungen und eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben muss.

Dasselbe passiert auch, wenn ein Kleinunternehmer Rechnungen von Google bekommt. Denn dieses Unternehmen ist im Ausland ansässig. Der Kleinunternehmer muss in diesem Fall aus den Nettorechnungen die Umsatzsteuer ausrechnen und nach § 13b UStG ans Finanzamt abführen.

Checkliste zur Kleinunternehmerregelung

  • Vorteile: Weniger Papierkram, weniger bürokratischer Aufwand, günstigere Preise vor allem für Privatkunden, keine Umsatzsteuerprüfung durch das Finanzamt.
  • Nachteile: Kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen von anderen Unternehmern.

Sonderfälle der Kleinunternehmerreglung

Sonderfall 1: Existenzgründung im Vorjahr

Hat ein Handwerker seinen Betrieb während des Jahres 2019 – also im Vorjahr – gegründet, gibt es eine Besonderheit zu beachten. Denn der Umsatz 2019 wird auf zwölf Monate hochgerechnet. Wird dadurch die 22.000-Euro-Grenze überschritten, muss der Handwerker ab 2020 Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen.

Beispiel: Herr Maier hat sich im November 2019 mit einem Malereibetrieb selbständig gemacht. Sein Umsatz in den Monaten November und Dezember betrug nur. 4.000 Euro. Das macht auf zwölf Monate hochgerechnet einen Umsatz von 24.000 Euro (4.000 Euro : zwei Monate × zwölf Monate).

Folge: Ab 2020 muss Herr Maier Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Sonderfall 2: Besonderheit beim Gesamtumsatz

Selbst wenn ein Handwerker im Jahr 2019 die 22.000-Euro-Grenze leicht überschritten hat, bedeutet das noch lange nicht das Aus für die Kleinunternehmerregelung für 2020. Denn der Umsatz aus dem Verkauf von Anlagevermögen rechnet nicht zum Gesamtumsatz im Sinn der Kleinunternehmerregelung.

Beispiel: Kleinunternehmerin Maier ermittelt für 2019 einen Umsatz von 26.000 Euro. Doch in diesem Gesamtumsatz steckt ein Verkaufsumsatz von 5.000 Euro für den Verkauf eines ausrangierten Pkws. Da der Umsatz im Sinn der Kleinunternehmerregelung somit also 2019 nur bei 21.000 Euro liegt, klappt es mit der Kleinunternehmerregelung auch 2020 – vorausgesetzt der voraussichtliche Umsatz 2020 überschreitet die 50.000-Euro-Grenze nicht.

Praxis-Tipp: Zur Ermittlung des Gesamtumsatzes ist zudem ein neues Urteil zu beachten. Danach gilt Folgendes:

Umsatzsteuerfreie Umsätze: Verkauft ein Unternehmer Waren, die er ohne Vorsteuerabzug erworben hat, muss er beim Verkauf dieser Waren nach § 4 Nr. 28 UStG keine Umsatzsteuer bezahlen. Solche umsatzsteuerfreien Umsätze sind bei Ermittlung des Gesamtumsatzes im Sinn der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nicht zu erfassen.

Steuer 1×1 für Kleinunternehmer

Private Pkw-Nutzung: Die private Nutzung des Firmen-Pkws erhöht den Gesamtumsatz im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nicht (BFH, Urteil v. 15.09.2011, Az.: V R 12/11).

Freiwilliger Wechsel: Ein Unternehmer, der wegen hoher Vorsteuererstattungen freiwillig von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechselt, ist fünf Jahre lang an die Regelbesteuerung gebunden.

Ist-Brutto-Umsatz: Der Gesamtumsatz von 22.000 Euro und voraussichtlich 50.000 Euro bezieht sich auf den Ist-Brutto-Umsatz, also nur auf tatsächlich vereinnahmte Umsätze.

Umsatzsteuer: Verwendet ein Kleinunternehmer einen Quittungsblock, in dem steht „inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer“, schuldet er die Umsatzsteuer nach § 14c UStG, wenn der Empfänger der Quittung dadurch zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Schwankender Umsatz: Überschreitet der Vorjahresumsatz die 22.000-Euro-Grenze, muss ab dem nächsten 1. Januar ohne Wenn und Aber zur Regelbesteuerung übergangen werden. Das gilt selbst dann, wenn klar ist, dass der Umsatz des laufenden Jahres wieder unter 22.000 Euro liegen wird.