Steuerunterlagen: Was Sie 2020 entsorgen können

Vorsicht beim Ausmisten von Steuerbelegen: Wenn Sie Ordnung in die Steuerunterlagen bringen wollen, sollten Sie die aktuellen Aufbewahrungsfristen beachten. Viele Quittungen und Rechnungen sollten Sie nicht vorschnell wegwerfen. Eine Checkliste gibt Überblick.

Kennen Sie dieses Problem auch? Geschäftsunterlagen und Steuerbelege in Papierform aus grauer Vorzeit nehmen viel Platz weg, der eigentlich besser genutzt werden könnte. Was läge da näher, als diese Unterlagen postwendend zu entsorgen?

Entscheiden Sie sich für diesen Schritt, müssen Sie erst einmal ein wenig nachrechnen. Denn das Finanzamt erwartet, dass Sie steuerliche relevante Belege und Unterlagen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Halten Sie sich nicht an die Spielregeln des Finanzamts zur Aufbewahrungspflicht, drohen bei Betriebsprüfungen möglicherweise Schätzungen und damit Steuernachzahlungen.

Strengere Steuerregeln für die Registrierkasse

Handwerksbetriebe, die eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse verwenden, müssen strenge Steuerregeln beachten. Um Manipulationen zu verhindern, wurden elektronische Aufzeichnungen und zum 1. Januar 2018 eine unangekündigte Kassen-Nachschau des Finanzamts eingeführt.

Beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen sind die Prüfer der Finanzverwaltung seit jeher misstrauisch. Das liegt daran, dass elektronische Registrierkassen durch verschiedene Speicher und Eingabevarianten sehr anfällig für Manipulationen sind und dem Finanzamt dadurch Jahr für Jahr Milliarden Euro an Steuern verloren gehen. Neue Steuerregeln, die in verschiedenen BMF-Schreiben zu finden sind, sollen Manipulationen an Registrierkassen künftig verhindern.

Nach dem „Gesetz zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sind insbesondere folgende Maßnahmen zu beachten:

1. Technische Sicherheitseinrichtung in einem elektronischen Aufzeichnungssystem

Elektronische Aufzeichnungen sind durch eine technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die elektronischen Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen und müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.

2. Sanktionen bis zu 25.000 Euro denkbar

Werden Verstöße gegen die neuen Aufzeichnungsbestimmungen entdeckt, drohen empfindliche Sanktionen wie Zuschätzungen zum Gewinn und zum Umsatz. Zudem kann das Finanzamt für Ordnungswidrigkeiten ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängen.

Praxis-Tipp: Schaffen Sie es nicht, die technische Sicherheitseinrichtung pünktlich zum 1. Januar 2020 für Ihre Kasse nachzurüsten, können Sie aufatmen. Es wird bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet (BMF, Schreiben v. 6.11.2019, Az. IV A 4 – S 0319/19/10002 :001). Hintergrund: Viele Kassenhersteller sind noch nicht soweit, diese Sicherheitseinrichtung flächendeckend anzubieten.