Rechnungs- merkmale

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen die gesetzlichen Formvorschriften einzuhalten.

Folgende Angaben sind zwingend vorgeschrieben:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. die Art und der Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Un­ter­nehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leis­tungs­empfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Außerdem ist auf den Über­gang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen.
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
  • bei Zahlung vor Erbringung der Leistung Angabe des Zeitpunktes der Vorauszahlung
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z.B. Bonus-Vereinbarungen)
  • bei Lieferungen/Leistungen an private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“

Für Kleinbetragsrechnungen gelten spezielle Bestimmungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag 150 € nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung

 

Sonderregelungen

Sonderregelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen

Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG). In diesem Fall hat der Rechnungsaussteller zusätzlich zu den oben aufgeführten allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die UST-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht auf die Steuerbefreiung hinzuweisen.

Sonderregelung für Bauleistungen

Seit dem 1.4.2004 schuldet bei Bauleistungen nicht mehr wie zuvor der leistende Bauunternehmer (z. B. Subunternehmer) die Umsatzsteuer. Vielmehr muss jetzt der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt zahlen. Das gilt aber nur dann, wenn der Leistungsempfänger selbst Bauleistungen erbringt. Eine Übergangsregelung hat es ermöglicht, Umsätze in der Zeit vom 1.4.2004 bis zum 30.6.2004 im gegenseitigen Einvernehmen noch nach altem Recht abzuwickeln. 

Das gilt für den leistenden Unternehmer

Er darf ab jetzt nur noch den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung sollte ein entsprechender Hinweis angebracht werden, beispielsweise: “Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen”. Die Neuregelung ist sogar dann anzuwenden, wenn eine Bauleistung für den Privatbereich des Vertragspartners erbracht wird, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus.

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu 500 € gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nicht. Hier muss wie früher die Rechnung zuzüglich Umsatzsteuer ausgestellt werden. Die Umsatzsteuer muss an das Finanzamt abgeführt werden.

Wenn der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48 EStG) vorlegt, kann davon ausgegangen werden, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt.

Die eigene Umsatzsteuer-Voranmeldung muss diesen Umsatz enthalten (Kz. 60). Der Umsatz muss auch in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung angegeben werden.

Das gilt für den Leistungsempfänger

Umsatzsteuer darf nicht an den Vertragspartner gezahlt werden, sondern nur direkt an das Finanzamt. An den Leistungsempfänger erbrachte Umsätze müssen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erklärt werden. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend machen, soweit  der Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug hat.


Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit die Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, muss die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausgewiesen werden. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Vorsicht bei Endabrechnungen!

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben).
In diesem Fall ist also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt zu erstellen. Die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen sind dann abzuziehen .

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Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem Steueränderungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1.7.2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes i.d.F. des Steueränderungsgesetzes 2011). Ziel dieses Gesetzes ist es, die Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu gestalten.

Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier „oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

  • durch Email (Versand als schlichter Mailanhang ohne Signatur ausreichend)
  • als PDF- oder als Textdatei (Email-Anhang oder auch zum Download)
  • Computer-Fax/Fax Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
  • Datenträgeraustausch
  • durch Datenaustausch per EDI-Verfahren und qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass (§ 14 Abs. 1 UStG), die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein muss.

Wie der/die Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Korrekturrechnungen

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird auch nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per Email wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht werden und sie müssen nachvollziehbar sein (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Archivierung elektronischer Rechnungen

Empfangene als auch gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand - vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Zustimmung des Empfängers

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u.a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent (stillschweigende Handlung, die den Schluss zulässt, dass der Handelnde ein Rechtsgeschäft abschließen will) sein. Beispiel: Der Verbrauch unbestellt zugesandter Waren kann die Annahme des Kaufangebotes bewirken.

Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten Email-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene Email-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden. Dies schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs.

Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als 50.000 € im Quartal können die ZM wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der Zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.- Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

 

 

Sonstiges

Seit dem 01.08.2004 sind

  • Privatpersonen verpflichten Rechnungen 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
  • Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Lieferung/Leistung zu erteilen. Dies gilt für Lieferungen /Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auf für Privatpersonen. Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen diese Vorschrift können erhebliche Bußgelder entstehen.

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